Ordine esterno e ordine mentale,
come sono collegati?

“Non riesco proprio a riordinare le idee che ho in testa!” Questa è una frase che spesso ci sentiamo dire all’inizio di un percorso di Coaching.
Che si parli di un contesto lavorativo o personale, c’è chi vive perennemente in un caos di pensieri tale da mandare la persona letteralmente in confusione.
Una confusione che si può tradurre anche in un disordine dello spazio in cui si vive.
In questo articolo mi concentro sull’ambiente lavorativo anche se alcuni criteri che troverai nei suggerimenti possono valere anche per la sfera personale.

Inizio col dire che non credo assolutamente a chi dice “Io nel mio caos mi muovo benissimo, se mettessi a posto non troverei più nulla”.
Certo, anche nel disordine si crea uno schema in cui chi si muove abitualmente può raccapezzarsi.
Detto questo, se puoi ottenere un discreto risultato nel disordine significa che creando un ambiente più ordinato puoi raggiungere l’eccellenza. Quindi vale davvero la pena superare la prima breve fase iniziale di disagio che si ha davanti ad un qualsiasi cambiamento per poter ottenere risultati migliori.

Non si tratta certo di diventare maniaci dell’ordine, tutt’altro. L’estremo ordine diventa una gabbia così come lo è l’opposto.
Si tratta semplicemente di inserire piccole e semplici abitudine quotidiane che chiedono un investimento di pochissimo tempo e, ti garantisco, ti permettono di guadagnarne molto di più.
Mi piace tantissimo il messaggio che trasmette l’Ammiraglio della Marina americana William McRaven che racconta di come durante l’addestramento, il primo compito da portare a termine ogni mattina era quello di rifarsi il letto alla perfezione. Un gesto semplice che da lì in avanti ha sempre continuato a fare perché, dice ,dà quel piccolo senso di orgoglio ad inizio giornata che ti spingerà a portare a termine un altro obiettivo e poi un altro ancora… Ti dimostra che un piccolo gesto ha un’importanza grandissima.

Lo stesso per me è prendersi cura del proprio spazio di lavoro. Per dare il proprio ordine agli oggetti esterni significa che mentalmente prima scegli una strategia per farlo e ripeterlo ogni giorno rende in breve tempo questa serie di passaggi una nuova abitudine. Inoltre è un gesto di fiducia e attenzione nei tuoi confronti.

Vediamo ora alcuni suggerimenti da poter mettere in pratica da subito.

1. Organizza lo spazio.
Che tu lavori ad una scrivania, che tu che eroghi un servizio, o che tu svolga un lavoro manuale hai sicuramente uno spazio in cui svolgi il tuo lavoro o in cui tieni gli strumenti che ti servono per fare il tuo lavoro.
-Scrivania.
Hai bisogno di spazio. Il centro della scrivania deve essere sempre libero e non perennemente occupato da qualcosa che poi non sai dove appoggiare.
Quali documenti o oggetti restano sulla scrivania? Quelli che usi quotidianamente, tutti gli altri vanno archiviati o riposti in un altro spazio.
-Desktop del computer.
Hai tanti singoli file il cui titolo non ti dice assolutamente nulla? E’ ora di fare pulizia. Elimina ciò che non ti serve (se non ti ricordi neppure cos’è o perché lo hai nel computer è un buon indicatore di inutilità ;))
Crea delle cartelle con macro argomenti, per esempio Ordini, Pagamenti, etc… e organizza i singoli file all’interno delle cartelle, possibilmente mettendo la data a ciascuno.
-Strumenti o prodotti che utilizzi.
Sono buttati alla rinfusa su un tavolo, una borsa, in tasca? Se sì, per prima cosa scegli un criterio con cui organizzarli. Li puoi suddividere in gruppo per tipologia, per finalità, oppure in base alla sequenza secondo cui ti servono.

2. Organizza il tempo.
La prima cosa da fare è ovviamente organizzare gli impegni scrivendoli in agenda, che sia cartacea o quella del telefono a seconda delle preferenze.
Oltre agli impegni prefissati ci sono poi le incombenze quotidiane o quelle che si creano durante la giornata. Se lasci alla mente la responsabilità di ricordarsi cosa fare, questo ti richiederà un maggiore consumo di energia correndo comunque il rischio di dimenticarti qualcosa.
Ecco perché, oltre all’agenda, è utile tenere a portata di mano un quaderno (anche qui scegli se la versione cartacea o elettronica) dove ogni giorno puoi scrivere quali sono le cose da fare: una pagina con la data del giorno in cui scrivi la tua to do list, che puoi anche riportare in ordine di priorità.
Mano a mano che fai le cose le cancelli così che a colpo d’occhio hai sempre la situazione sotto controllo.

3. Gioca d’anticipo
La sera, prima di chiudere la giornata lavorativa riordina il tuo spazio così che la mattina dopo potrai subito trarre soddisfazione di quell’ordine.
Scrivi nel quaderno, nella pagina del giorno dopo, ciò che non sei riuscito a portare a termine oggi e cosa sai già di dover fare per quella giornata.
Se un lavoro resta a metà, abbi cura di segnarti con un post-it il punto esatto da cui ricominciare e cosa è rimasto da fare.
La mattina quando inizi la giornata non dovrai ripercorrere la giornata precedente e avrai già tutte le informazioni a disposizione.

Usi già queste strategie oppure ne hai create delle tue?
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